QR-Codes im Hotelzimmer: Gästemappe, WLAN und Frühstückszeiten

10.11.2026

Ein kleiner Aufsteller auf dem Zimmer mit drei QR-Codes beantwortet die häufigsten Fragen Ihrer Gäste, bevor sie gestellt werden. Der Gast verbindet sich per Scan mit dem WLAN, öffnet die Gästemappe auf dem eigenen Handy und sieht, wann es Frühstück gibt. Das entlastet die Rezeption, spart gedruckte Mappen, die schnell abgegriffen aussehen, und lässt sich ohne Technikkenntnisse einrichten. Der Einsatz passt für Hotels und Pensionen, Gästehäuser, Ferienwohnungen und Privatzimmer. Gerade kleine Betriebe mit wenig Personal am Empfang profitieren davon.

Was Sie vorbereiten sollten

Bevor Sie einen Code erstellen, sammeln Sie die Inhalte. Das dauert länger als die Erstellung der Codes selbst.

Für den WLAN-Code

Netzwerkname (SSID): genau so, wie er im Router steht, inklusive Groß- und Kleinschreibung.
Passwort: ebenfalls exakt. Prüfen Sie, ob es Leerzeichen oder Sonderzeichen enthält.
Verschlüsselung: in der Regel WPA oder WPA2. Sie finden die Angabe in den Router-Einstellungen.

Nutzen Sie für Gäste ein eigenes Gastnetz, getrennt vom Netz, in dem Ihre Kasse, Ihr Buchungsrechner oder Ihre Kameras laufen. Die meisten aktuellen Router bieten diese Funktion an.

Für die digitale Gästemappe

Schreiben Sie auf, was in Ihrer bisherigen Mappe steht oder was Gäste am häufigsten fragen. Bewährt hat sich diese Gliederung:

Begrüßung und Kontakt zur Rezeption, mit Telefonnummer und Erreichbarkeit
Check-in und Check-out, Schlüsselrückgabe, später Check-out auf Anfrage
Frühstückszeiten und Ort, eventuell Hinweise zu Allergien oder Lunchpaketen
Hausregeln, Nachtruhe, Rauchen, Haustiere
Parken, Anreise mit Bus und Bahn, Fahrradkeller
Notrufnummern, nächste Apotheke, nächster Arzt
Tipps für Restaurants, Ausflüge und Einkauf in der Umgebung

Entscheiden Sie dann, wo die Mappe liegen soll. Am einfachsten ist eine eigene Unterseite auf Ihrer Website, die auf dem Handy gut lesbar ist. Alternativ geht ein PDF, das Sie auf Ihrer Website hochladen. Achten Sie darauf, dass das PDF im Hochformat angelegt ist und eine gut lesbare Schriftgröße hat. Ein PDF im Querformat mit kleiner Schrift zwingt den Gast zum ständigen Zoomen. Wenn Sie viele internationale Gäste haben, legen Sie zusätzlich eine englische Fassung an.

Schritt für Schritt zu den drei Codes

1. Der WLAN-Code

Wählen Sie im Generator die Code-Art WLAN.
Tragen Sie Netzwerkname, Passwort und Verschlüsselung ein.
Laden Sie den Code herunter, als SVG für die Druckerei oder als PNG für den eigenen Drucker.
Testen Sie den Code mit mindestens einem iPhone und einem Android-Gerät. Die meisten aktuellen Smartphones erkennen WLAN-Codes direkt mit der Kamera und bieten das Verbinden an.

Ein WLAN-Code ist immer statisch, weil die Zugangsdaten direkt im Code stecken. Ändern Sie das Passwort, müssen Sie den Code neu erstellen und neu drucken. Legen Sie das Passwort also so fest, dass Sie es nicht ständig wechseln müssen.

2. Der Code für die Gästemappe

Kopieren Sie die Adresse Ihrer Gästemappe, also der Unterseite oder des PDFs.
Wählen Sie die Code-Art Link und fügen Sie die Adresse ein.
Erstellen Sie den Code, laden Sie ihn herunter und testen Sie ihn.

Hier lohnt sich eine Überlegung: Ein statischer Link-Code führt für immer auf genau diese Adresse. Solange die Adresse gleich bleibt, können Sie den Inhalt dahinter jederzeit ändern, etwa neue Ausflugstipps einfügen. Wenn Sie aber damit rechnen, die Adresse selbst zu ändern, zum Beispiel beim Umzug auf eine neue Website, ist ein dynamischer Code sinnvoll. Bei ihm können Sie das Ziel später austauschen, ohne die Aufsteller neu zu drucken. Wer keine eigene Website hat, kann das PDF in den kostenpflichtigen Paketen auch direkt hosten lassen.

3. Die Frühstückszeiten

Für die Frühstückszeiten gibt es zwei Wege:

Teil der Gästemappe: Die Zeiten stehen ganz oben in der digitalen Mappe. Ändern sich die Zeiten saisonal oder am Wochenende, passen Sie nur die Seite an. Das ist für die meisten Betriebe die bessere Wahl.
Eigener Text-Code: Mit der Code-Art Text erscheint nach dem Scan ein kurzer Text direkt auf dem Display, ganz ohne Internet. Etwa: „Frühstück Mo bis Fr 7 bis 10 Uhr, Sa und So 8 bis 11 Uhr, Frühstücksraum im Erdgeschoss.“ Der Text lässt sich nach dem Druck aber nicht mehr ändern.

Am praktischsten ist es, die Frühstückszeiten zusätzlich als normalen Text auf den Aufsteller zu drucken. Dann muss niemand dafür scannen.

Wo die Codes hingehören

Der beste Platz ist dort, wo der Gast ankommt und sein Handy in der Hand hat: auf dem Schreibtisch, dem Nachttisch oder neben dem Fernseher. Ein Tischaufsteller im Format DIN A6 oder DIN lang reicht für drei Codes. Eine zweite Möglichkeit ist eine Karte an der Innenseite der Zimmertür, neben den Fluchtwegplan. In Ferienwohnungen eignet sich auch der Kühlschrank mit einem Magnetschild.

Zur Größe: Planen Sie auf dem Aufsteller mindestens 3 cm Kantenlänge pro Code ein, besser 4 cm. Auf einem Plakat in der Lobby, das aus einem Meter Entfernung gescannt wird, sollte der Code deutlich größer sein. Lassen Sie rund um jeden Code einen hellen Rand frei, und drucken Sie dunkel auf hellem Grund. Matte Oberflächen sind besser als glänzendes Laminat, weil Spiegelungen das Scannen erschweren.

Jeder Code braucht eine klare Beschriftung, sonst scannt der Gast den falschen. Bewährt haben sich kurze Zeilen wie diese:

WLAN: „Kamera öffnen, Code scannen, verbunden.“ Darunter Netzwerkname und Passwort zum Abtippen, für Laptops und ältere Geräte.
Gästemappe: „Alles zu Ihrem Aufenthalt: Hausinfos, Tipps, Kontakt.“
Frühstück: die Zeiten im Klartext, eventuell mit Code für Details.

Wenn Sie international Gäste haben, schreiben Sie die Beschriftung zweisprachig, Deutsch und Englisch reichen meist.

Weitere Ideen für Ihren Betrieb

Mit denselben Werkzeugen lassen sich weitere Abläufe vereinfachen:

Telefon-Code zur Rezeption: Ein Scan wählt die Nummer, praktisch für Ferienwohnungen ohne Haustelefon.
E-Mail-Code für Wünsche: Der Code öffnet eine vorbereitete E-Mail mit Betreff „Zimmer 12: Wunsch“. So kommen Anfragen für Handtücher oder Kissen sortiert an.
SMS-Code für Nachrichten: Gut für Betriebe, die per Handy erreichbar sind und keine feste Rezeption haben.
Visitenkarten-Code an der Rezeption: Gäste speichern Adresse und Telefonnummer Ihres Hauses mit einem Scan, hilfreich für die Rückfahrt mit dem Taxi oder die nächste Buchung.
Bewertungs-Code beim Check-out: Ein Link-Code auf Ihr Bewertungsprofil, auf der Rechnung oder an der Rezeption.
Speisekarte im Hotelrestaurant: Ein Link-Code auf die aktuelle Karte im Frühstücksraum oder an der Bar.
Überweisungs-Code auf der Rechnung: Für Gäste, die nachträglich überweisen, füllt ein GiroCode Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck in der Banking-App aus.

Typische Fehler und wie Sie sie vermeiden

Altes WLAN-Passwort im Code: Nach einem Router-Tausch oder Passwortwechsel funktioniert der Code nicht mehr. Notieren Sie sich, wo überall WLAN-Codes hängen, und tauschen Sie alle gleichzeitig.
WLAN mit Anmeldeseite: Verlangt Ihr Gastnetz nach dem Verbinden eine Anmeldung im Browser, hilft der Code nur beim ersten Schritt. Erklären Sie den zweiten Schritt auf dem Aufsteller.
Tippfehler im Netzwerknamen: Schon ein falscher Großbuchstabe verhindert die Verbindung. Testen Sie jeden Code vor dem Druck mit mehreren Geräten.
Zu kleiner oder spiegelnder Druck: Halten Sie die Mindestgröße ein und testen Sie den fertigen Aufsteller unter der Zimmerbeleuchtung, auch abends.
Gästemappe nicht mobil lesbar: Öffnen Sie Ihre Mappe selbst auf dem Handy und lesen Sie sie einmal komplett durch. Was Sie stört, stört auch Ihre Gäste.
Veraltete Inhalte: Geschlossene Restaurants oder alte Frühstückszeiten wirken nachlässig. Prüfen Sie die Mappe zu jedem Saisonwechsel.
Keine Alternative ohne Smartphone: Halten Sie an der Rezeption eine gedruckte Mappe bereit. Nicht jeder Gast möchte oder kann scannen.
Adresse geht verloren: Wenn Ihre Domain ausläuft oder die Unterseite gelöscht wird, führt jeder gedruckte Code ins Leere. Behalten Sie die Adresse bei oder nutzen Sie einen dynamischen Code, dessen Ziel Sie anpassen können.

Wenn Sie diese Punkte beachten, haben Sie nach einem Nachmittag einen Aufsteller, der in jedem Zimmer dieselben Fragen zuverlässig beantwortet.